اكتب بريدًا إلكترونيًا لدعوة مديري فروع الشركة إلى اجتماع ، حيث أصبحت رسائل البريد الإلكتروني رسمية أكثر من أي نوع آخر من الرسائل ؛ لإنجاز العديد من الأنشطة في سياق العمل داخل المؤسسات المختلفة ، سواء لدعوة أعضاء الجمعيات العمومية أو أعضاء مجالس الإدارة لعقد اجتماع طارئ أو شهري ، بالإضافة إلى أهميتها في إعلام جميع العاملين والموظفين بما يلي: أي أخبار أو أحداث جديدة داخل المؤسسة على الفور ، ولكن ؛ ما هي طريقة تحضير الرسالة الإلكترونية وما شروطها وكيف يتم دعوة مديري الفروع لحضور اجتماع من خلال هذه الرسائل؟ هذا سوف يناقش في وقت لاحق.
كيف تكتب بريد الكتروني
هناك عدة طرق يمكن من خلالها إعداد رسالة إلكترونية وإرسالها إلى أي عدد من الموظفين أو مديري الفروع أو أعضاء مجلس الإدارة أو غيرهم من الأفراد المهتمين. يُذكر أن إرسال الرسائل الورقية لم يعد شائعًا أو موثوقًا به كما كان من قبل ؛ بل إن الرسائل الإلكترونية حلت محلها بشكل كبير جدًا ، ومن أهم طرق إرسال الرسائل الإلكترونية لأي عدد من الأفراد ما يلي:
اكتب رسالة بريد إلكتروني
يمكن الاعتماد على خدمات إرسال رسائل البريد الإلكتروني لأي عدد من الأفراد من خلال الخطوات التالية:
- قم بتسجيل الدخول إلى حساب المستخدم المرتبط بعنوان بريده الإلكتروني على أي من المواقع التي تقدم هذه الخدمة وأشهرها مثل حساب Gmail ، ويمكنك تسجيل الدخول مباشرة “.من هنا“
- انقر فوق الزر “إنشاء رسالة جديدة”.
- ابدأ في إدخال عناوين البريد الإلكتروني لأي من الأعضاء المعنيين لتلقي الرسالة.
- تحديد عنوان الخطاب مثلا كتابيا (موعد اجتماع مديري الفروع).
- كتابة محتوى الرسالة ، وإرفاق أي مستندات سواء كانت ملفات أو صور أو غيرها إن وجدت.
- اضغط على زر الإرسال.
أرسل بريدًا إلكترونيًا عبر Facebook
كما يمكن الاعتماد على موقع التواصل الاجتماعي Facebook لإيصال الرسائل الإلكترونية للأفراد المعنيين للاطلاع السريع عليها ، وذلك من خلال أي من الطرق التالية:
- قم بإنشاء غرفة دردشة جماعية أو غرفة دردشة صوتية عبر Facebook Messenger.
- أرسل رسالة خاصة إلى الأعضاء أو المديرين أو غيرهم بشكل فردي عبر Messenger أيضًا.
- قم بإنشاء حدث (مناسبة) عبر Facebook أيضًا ، والذي يتضمن جميع المعلومات حول مكان وتاريخ هذا الاجتماع ، بشرط أن تتم دعوة الأعضاء المطلوبين لحضوره ، حيث يقومون بتسجيل الدخول إلى حساب Facebook ، ثم الضغط على الأحداث ، ثم انقر فوق إنشاء ، وأدخل العنوان والتاريخ والمكان وجميع التفاصيل ، ثم أرسل دعوة لحضور أي من الأفراد الذين توجد أسماؤهم في قائمة أصدقاء المدعو.
اكتب بريدًا إلكترونيًا لدعوة مديري فروع الشركة إلى اجتماع
(نموذج بريد إلكتروني لحضور اجتماع مديري فروع الشركة)
تم التعديل في تاريخ: ________________________
إلى السيد المحترم / ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
تحية طيبة وبعد ذلك:
يسعدنا دعوتكم ، بصفتكم المدير العام لفرع الشركة _____ ، لحضور اجتماع مجلس الإدارة المقرر عقده في _______ صباح يوم ____ الموافق ____ ، من أجل اتخاذ عدد من الأمور المهمة جدًا القرارات وهي:
- انتخاب رئيس مجلس ادارة الشركة.
- انتخاب نائب رئيس الشركة.
- تعيين سكرتير للشركة.
- ناقش أي مسائل أخرى عاجلة.
تفضلوا بقبول فائق الاحترام
المرسل: مسؤول العلاقات العامة ……………… .. التوقيع: ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
استمارة دعوة لحضور اجتماع الجمعية العمومية
تم التعديل في اليوم: _____ / __
إلى السادة أعضاء الجمعية العمومية في نادي _____ الكائن بمحافظة _____
بعد التحية… ..
ندعوكم للحضور إلى مقر النادي الجمعة المقبل ، الموافق لتاريخ _____ من العام الحالي ، من أجل اختيار رئيس جديد لمجلس الإدارة ، وانتخاب أعضاء مجلس الإدارة أيضًا ، وإبداء آرائكم. واقتراحات بخصوص ما تطمح إليه في النادي خلال الفترة المقبلة.
أرسل إلى سعادة السيدة __________ مسؤول العلاقات العامة ، التوقيع: ________________________
اكتب بريدًا إلكترونيًا لدعوة مديري فروع الشركة إلى اجتماع لمناقشة نتائج الزيارة
التاريخ: ________________________________________________________ 20 م
دعوة موجهة من السيد مسؤول العلاقات العامة لشركة _____ إلى مديري فروع الشركة في جميع الدول ، حيث سيعقد الاجتماع في مقر الشركة بالعاصمة ____ في تمام الساعة التاسعة صباحًا يوم الأحد الموافق لـ تاريخ ____ 2023 م الموافق ____ 1445 هـ ، وذلك لمناقشة أهم النتائج التي تم التوصل إليها في ضوء الزيارة السابقة ، والوقوف على أهم الإيجابيات وطرح السلبيات حسب حسنًا ، ومناقشة العديد من الأمور الأخرى المتعلقة بسير العمل على مستوى المؤسسة في جميع فروعها ، ونرجو أن تتقبلوا فائق الاحترام والتقدير.
إمضاء: ________________________
نموذج رسالة بريد إلكتروني لدعوة الاجتماع pdf
وتجدر الإشارة إلى أنه في بعض الأحيان قد يكون من الضروري الاعتماد على ملف PDF يحتوي على جميع المعلومات والبيانات والتفاصيل المتعلقة بالدعوة ، سواء كان اجتماع المديرين أو جمعية عامة أو غير ذلك ؛ على وجه الخصوص ، إرفاق الدعوة عبر البريد الإلكتروني ، ولكن في شكل مرفق PDF ؛ بل يساعد في الحفاظ على شكل ومحتوى الرسالة ومحتواها واضحين دون حدوث أي تغيير أو فقدان أي جزء من الرسالة أيضًا عند كتابتها مباشرة في الجزء المخصص لمحتوى الرسالة ، ويمكنك الحصول على جاهز – لاستخدام نموذج الرسالة الإلكترونية عبر ملف pdf “من هنا”
استمارة دعوة الكترونية لحضور اجتماع الشركة د
(دعوة لحضور اجتماع عبر البريد الإلكتروني)
تاريخ اليوم: _/ _ / ____
دعوة موجهة من مدير العلاقات العامة الأستاذ: ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
والسلام عليكم ورحمة الله وبركاته. أما بعد ؛
أدعوك بصفتي المدير المسؤول عن العلاقات العامة في _____________ لحضور الاجتماع الطارئ ، وأنا من قرر ذلك ، بحيث يقدم كل مدير فرع تقريرًا شاملاً عن طبيعة تقدم عمله خلال الشهر الماضي وسيعقد الاجتماع في __________ مساء __________ الموافق لتاريخ ____ وسأعقد في مقر المؤسسة بالدور الخامس بقاعة الاجتماعات رقم 10 ، ويرجى قبول ذلك ، صاحب السعادة ، كل من فائق الاحترام والتقدير.
توقيع مسؤول العلاقات العامة: __________________ ختم المؤسسة: ________________________
يمكنك أيضًا الحصول مباشرةً على نموذج بريد إلكتروني لدعوة اجتماع للمديرين في شركة بتنسيق مستند Word ملف “من هنا”
إيجابيات وسلبيات البريد الإلكتروني في العمل
هناك العديد من المزايا والإيجابيات التي تجلبها رسائل البريد الإلكتروني ، خاصة عند تطبيقها في العمل ، مثل:
- القدرة على الوصول إلى أكبر عدد ممكن من الأشخاص عن طريق إرسال رسالة جماعية واحدة.
- تكتمل عملية تسليم الرسائل في غضون ثوانٍ قليلة.
- يمكن إرسالها في أي وقت من النهار أو الليل.
- يساعد في توفير قدر كبير من الوقت والجهد.
لكن على الصعيد الاخر؛ الاعتماد على الرسائل الإلكترونية والدعوات للدعوة إلى اجتماعات أو مهام عمل أخرى يشوبه بعض السلبيات ، مثل:
- ربما تم نسيان الرسالة عن طريق الخطأ لإرسالها إلى عدد من الأفراد الذين من المهم جدًا دعوتهم.
- قد تُفقد بعض البيانات دون قصد أثناء الإرسال ، كما هو الحال غالبًا عند إرسال الرسائل الفارغة عن طريق الخطأ.
- قد لا يرى الأفراد المدعوون الرسائل المستلمة حتى أوقات لاحقة ؛ على هذا؛ انهم غير قادرين على التحضير للاجتماع.
في الختام وفي نهاية موضوعنا اليوم. نجحنا في توضيح كيفية كتابة بريد إلكتروني لدعوة مديري الفروع في الشركة إلى اجتماع بصيغ متعددة وبالاعتماد على الوسائل التكنولوجية عبر الإنترنت سواء عبر البريد الإلكتروني أو من خلال مواقع التواصل الاجتماعي مثل Facebook ، كما تم تقديم العديد من النماذج الخاصة عن طريق إرسال دعوة للموظفين أو المديرين أو غيرهم لإرسالها إلكترونيًا إلى أي عدد من الأفراد.