جميع الناس لديهم نفس عدد الساعات في اليوم، وهي أربع وعشرون ساعة، لكن قليلون هم من يتمكنون من تحقيق العديد من الإنجازات خلالها، والسر وراء ذلك هو فقط إدارة الوقت والتنظيم الجيد. تساعدك إدارة الوقت على التركيز على الأنشطة الفعالة التي من خلالها ستحصل على نتائج تفيدك بدلاً من الأنشطة التي تستهلك طاقتك دون الحصول على نتائج، لذلك نجد الكثير من الأشخاص مشغولين طوال الوقت ولكن إنجازاتهم قليلة. الفكرة ليست في مقدار ما تفعله، ولكن في كيفية القيام بذلك. لذا فإن تعلم مهارات إدارة الوقت المختلفة هو ما سيجعلك تعمل بشكل أكثر ذكاءً وأقل صعوبة حتى تتمكن من تحقيق أهدافك، وهذا ما نتناوله أدناه من خلال هذا المقال.
إدارة الوقت
- سر النجاح في الحياة بشكل عام يكمن في القدرة على تخطيط الوقت، وهو أمر يجب على الجميع تعلمه. إنها ليست مهارة فطرية نولد بها، بل هي مهارة مكتسبة تتطلب الكثير من الجهد. ولا داعي لتعلمها، ولكن بالنظر إلى حياة المتميزين من جميع أنحاء العالم سنجد أن أول ما ساعدهم على تحقيق هذا النجاح هو اكتساب مهارة التخطيط الجيد لوقتهم.
- لإدارة الوقت خصائص ومهارات ومفاتيح يجب أن تتعلمها لتتمكن من الاستفادة منها، وفيما يلي سنتناول كل هذا وأكثر بالتفصيل.
تعريف إدارة الوقت
هناك العديد من التعريفات المختلفة لإدارة الوقت، منها:
- هي العملية التي تدور حول كيفية تنظيم وتقسيم الوقت بين الأنشطة المختلفة التي يجب على الإنسان القيام بها، حتى يتمكن من إنجاز مهامه بأسهل طريقة ممكنة تساعده على تحقيق الكثير في وقت قصير، حتى لو كان الوقت قصير والضغوطات كثيرة، وتنظيم الوقت سيخلصه من التوتر والقلق. مما يؤدي عادة إلى فشله.)
- هي عملية تحقيق أقصى استفادة ممكنة من الوقت من خلال تخصيص أوقات محددة للقيام بالأنشطة المختلفة حسب درجة أهميتها، لذا يجب على الإنسان أن يسأل نفسه ما هي أهم المهام الموكلة إليه؟ ما هو الوقت المناسب لإنجاز هذا العمل؟ وبذلك ستتمكنين من ترتيب أولوياته وتنظيم وقته وفقاً لذلك.)
مهارات إدارة الوقت
هناك الكثير من المهارات التي تتعلق بعملية إدارة الوقت، ومن هذه المهارات: ()
- التنظيم: يساعدك البقاء منظمًا على تكوين صورة أوضح لما تحتاج إلى إنهائه ومتى تحتاج إلى إنهائه. ومن أمثلة التنظيم وجود جدول يتضمن جميع مواعيدك المهمة أو المهام المطلوبة منك، ووجود بيئة منظمة ومرتبة من حولك تمكنك من الوصول إلى ما تحتاجه دون عناء. سواء في المنزل أو العمل.
- ترتيب الأولويات: هي خطوة مهمة ستمكنك من إنجاز المهام المختلفة في الوقت المحدد لها، ويكون ترتيب الأولويات إما حسب الأهمية أو عامل الوقت. قد تكون هناك مهمة ليست ذات أهمية كبيرة، لكن إنجازها يحتاج إلى وقت أطول من غيرها.
- تحديد الأهداف: العمل بشكل عشوائي دون السعي لتحقيق شيء ما لن يوصلك إلى أي مكان، لذلك يجب عليك تحديد أهدافك التي تسعى إلى تحقيقها في النهاية حتى تتمكن من تحديد كيفية تحقيقها، وتنقسم الأهداف إلى أهداف طويلة المدى و الأهداف قصيرة المدى وتحديد كل منها بشكل واضح هو ما سيمكنك من النجاح في النهاية.
- التواصل: بناء علاقات قوية ومختلفة مع الآخرين هو مهارة ناجحة جداً في إدارة الوقت. من خلال هذه المهارة ستتمكن من تفويض بعض الأشخاص للقيام ببعض المهام نيابة عنك حتى تتمكن من التفرغ للمهام الأكثر ارتباطًا بأهدافك.
- التخطيط: إن أهم مهارة في عملية إدارة الوقت هي قدرتك على تخطيط يومك بفعالية، وذلك من خلال إعداد جدول يتضمن قائمة المهام والمواعيد الممكنة، حيث أن الكثير من الجداول تكون مزدحمة بالعديد من المهام وفي نهاية اليوم يوم يجد الشخص نفسه غير قادر على تحقيق 10% من جدوله.
- تقليل التوتر والأعباء: إنجاز المهام المطلوبة منك بشكل فعال وفي الوقت المحدد أمر مهم، ولكن الأهم من ذلك هو الاهتمام بصحتك العقلية والجسدية. عندما تخطط لجدولك يجب أن تهتم بأوقات الراحة التي تلتقط خلالها أنفاسك وتستعيد طاقتك من جديد.
أهمية إدارة الوقت
إن إدارة الوقت أمر في غاية الأهمية، ويمكننا أن نرى تأثيرها على أشياء كثيرة، منها: ()
- الوقت محدود بمعنى أن كل شخص لديه نفس الوقت دون زيادة أو نقصان، لكن ما يجعل أحدهم قادرًا على إنجاز نصف ما تفعله وآخر قادر على إنجاز ضعفه هو كيفية إدارة كل واحد منكم لوقته، لذلك إذا كنت تريد تحقيق أكثر مما تفعله الآن، عليك أن تبدأ بتنظيم وقتك.
- عندما تتعلم كيفية إدارة وقتك بنجاح، ستتمكن من إنجاز العديد من المهام، ولكن بمجهود أقل من المعتاد. قدرتك على تنظيم وقتك ستجعلك أكثر تركيزا، وبالتالي ستكون أكثر كفاءة في إنجاز المطلوب منك بوقت وجهد أقل.
- إن تمكينك من تنظيم وتقسيم وقتك بشكل فعال سيكسبك ميزة أخرى لا تقل أهمية عن إكمال المهام كما خططت لها، وهي القدرة على اتخاذ القرارات المختلفة بشكل أفضل. إن الشعور بالقلق والتوتر الناتج عن عدم وجود الوقت الكافي لدراسة الخيارات المختلفة المتاحة لك سيجعلك أكثر عرضة لاتخاذ قرارات سيئة أما بالنسبة للقدرة على إدارة وقتك بفعالية، فسيتيح لك الوقت الكافي لدراسة جميع الخيارات قدمها دون أن تشعر بضغط عامل الوقت، وبالتالي ستتمكن من اتخاذ القرار الأفضل.
- كما أن إدارة الوقت هي مفتاح نجاحك في مجال عملك وتفوقك على الآخرين، حيث ستدفعك إلى التركيز على المهام التي يجب عليك إنجازها بدلا من مراقبة الآخرين، كما أن تركيزك على مهامك سيجعلك تنتج أكثر، وبالتالي ستُعرف بالكفاءة والجدية في مجال العمل، وهذا يعني أنه سيكون لديك المزيد من الفرص للتقدم أكثر فأكثر. .
فوائد إدارة الوقت
ومن الفوائد الأخرى لإدارة الوقت ما يلي:5)
- إدارة الوقت ستوفر عليك الكثير من الوقت، مما سيمنحك فرصة لتعلم الكثير من الأشياء المختلفة. كلما تعلمت أكثر، كلما تمكنت من تحقيق المزيد من النجاح.
- التحكم بالوقت يجعلك أقل عرضة للشعور بالتوتر والقلق، وهذا الأمر لا ينعكس على كفاءة وجودة عملك فقط، بل هو مهم لصحتك النفسية أيضًا. القدرة على تحديد الوقت الذي يستغرقه إنجاز المهمة المطلوبة منك، وبذلك ستعرف أنك شخص يمكن الوثوق به وعلى مستوى عالٍ من المسؤولية.
- يحتاج الجميع إلى بعض الراحة والاسترخاء، لكن هذا قد يكون مستحيلاً بالنسبة للبعض، إذ لا يكاد يستطيع الراحة لمدة عشر دقائق خلال اليوم بسبب كثرة الأشياء المهمة لديه. وبطبيعة الحال، ليس هذا هو الحال بالنسبة لأولئك الذين يخططون لوقتهم بشكل مثالي. إدارة الوقت ستساعدك على توفير وقت فراغ يمكنك استغلاله للراحة والاسترخاء والترفيه.
- إدارة الوقت تجعلك شخصًا أكثر انضباطًا والتزامًا وأكثر قدرة على تحمل المسؤولية. عندما تلتزم بإنجاز المهام المطلوبة منك في الوقت المحدد، ستصبح شخصاً أكثر فعالية وأقرب لتحقيق أهدافك، وسينعكس هذا الأمر على مختلف الأمور في حياتك، وليس فقط الانضباط في تنفيذ المهام من الجدول الزمني الخاص بك.