تعتبر طريقة كتابة التقرير من الطرق المهمة التي يجب على كل موظف أو مسؤول تعلمها والتعرف على أهم مكوناتها. خاصة وأن المؤسسات المختلفة ، كبيرة كانت أم صغيرة ، تتطلب طبيعة عملها لإعداد التقارير على اختلاف أنواعها. لذلك يجب على أي موظف ناجح إتقان كيفية إعداد التقارير سواء كانت متعلقة بمتابعة سير العمل الرسمي وغير الرسمي ، أو تقارير الاقتراحات والشكاوى ، أو غيرها ، وفي ما يلي سيتم توضيح ذلك. كيف أقوم بعمل تقرير بالتفصيل.
ميزات كتابة التقارير
هناك مجموعة من الخصائص التي يجب مراعاتها دون إغفال أي جانب منها عند كتابة التقرير ، ومن هذه الخصائص ما يلي:
- دقة قصوى حيث قد يكون التقرير محدداً لتوضيح تقدم الشركة أو نسبة الأرباح أو نتائج تنفيذ استراتيجية جديدة في المنظمة أو ما إلى ذلك ، مما يعني أن الدقة العالية هي مفتاح نجاح هذا التقرير.
- قسّم التقرير إلى نقاط رئيسية في شكل عناوين وعناوين فرعية حتى يتمكن القارئ من العثور بسهولة على ما يبحث عنه في التقرير.
- الموضوعية المطلقة هي الأساس لتقرير ناجح ؛ حيث لا ينبغي أن يغلب الرأي الشخصي ونزوة كاتب التقرير على الأفكار المعروضة فيه ، إلا إذا تضمن هذا التقرير بعض النقاط المتعلقة برؤية وتصور معد التقرير.
- الشمولية هي واحدة من أهم خصائص التقرير الناجح ، ولكن إبراز أي نقطة دون تفصيل أو ذكر تفاصيل غير مهمة هو أحد الأشياء التي لا ينبغي إغفالها عند كتابة التقرير.
- استخدام اللغة المناسبة لإعداد التقرير وتحديد الوقت المناسب لعرضه على الأفراد المعنيين.
- استخدام أي وسيلة إيضاحية يرى مؤلف التقرير أنها قادرة على توصيل محتوى هذا التقرير للآخرين.
كيف تكتب التقرير
تأتي خطوات كتابة التقرير في المرحلة الثانية بعد أن يفهم الفرد طبيعة وخصائص إعداد العمل أو الدراسة أو التقارير الأخرى. بالنسبة لطريقة كتابة التقرير القياسي ؛ يأتون على النحو التالي:
- يضع اهداف: يجب تحديد الأهداف التي يطمح معد التقرير إلى تحقيقها من خلال إعداد هذا التقرير.
- تحديد موضوع التقرير: حيث أنه ليس من الصواب البدء في إعداد تقرير دون تحديد نوعه والموضوع الذي سيتم التعامل معه بوضوح ودقة.
- جمع البيانات: يجب أن تعتمد على مصادر موثوقة وخبرات عمل ومصادر أخرى معترف بها من أجل الحصول على قدر لا بأس به من المعلومات والبيانات التي تفيد فكرة التقرير وموضوعه.
- تحديد العناوين: ليس من الصحيح سرد أفكار التقرير بشكل عشوائي أو في شكل فقرة واحدة ؛ بدلاً من ذلك ، من الضروري البدء بتحديد العناوين الرئيسية ، التي يتخلل كل منها بعض النقاط الفرعية ، من أجل شرح العنوان بوضوح ودقة.
- إضافة أساطير: حيث يمكن إرفاق بعض الصور أو غيرها من وسائل الإيضاح بما يتناسب مع طريقة إعداد التقرير.
- حفظ المسودة: قبل طباعة التقرير النهائي ؛ يجب وضعها في مسودة ومعاينة ومراجعة كافة المعلومات والبيانات التي تم تقديمها فيها وإجراء تدقيق نحوي وإملائي لها أيضًا.
- تسليم التقرير: بعد الانتهاء من اللمسات الأخيرة على التقرير ، والتأكد من صحة المعلومات وطريقة إدراجها ، وتنفيذ التنسيق المطلوب في شكل التقرير أيضًا ، يتم تسليمه إلى صاحب العمل ، سواء في شكل رقمي أو ورقي. ملف.
أنواع التقارير
في ضوء معرفة كيفية كتابة التقرير ، يُذكر أن هناك أكثر من نوع واحد من التقارير التي قد تكون مطلوبة في المؤسسات ذات الأنشطة المختلفة ، وطبيعة عملها ، والغرض الذي تم إعداد التقرير من أجله ، ومن المعلوم أن لكل حدث حديث ، ولذلك ؛ يتطلب كل هدف أو غرض إعداد نوع مختلف من التقارير ؛ وعلى سبيل المثال ؛ يختلف التقرير الرسمي عن غير الرسمي ، فهو يختلف عن تقارير المتابعة الدورية وغيرها ، على النحو التالي:
التقرير الرسمي
هذا التقرير هو أشهر وأهم أنواع التقارير ، وغالباً ما تطلبه المؤسسات الحكومية وتقارير البحث العلمي وغيرها. يتكون من المكونات التالية:
- رسالة تمهيدية موجزة توضح ما سيتم ذكره في هذا التقرير.
- صفحة تحتوي على عنوان التقرير.
- ملخص موجز لفكرة التقرير.
- يعرض جدول المحتويات رقم الصفحة لكل عنوان.
- المقدمة ، والتي تتضمن كل ما سيتم تناوله في التقرير بشكل موجز إلى حد ما.
- المحتوى الرئيسي للتقرير في شكل عناوين ونقاط.
- اختتام التقرير.
- المراجع.
- المرفقات.
التقرير غير الرسمي
التقرير غير الرسمي أقصر وأكثر إيجازًا من التقرير الرسمي. تتضمن طريقة كتابة التقرير غير الرسمي الأجزاء التالية:
- مقدمة تتضمن العنوان والهدف الرئيسي لإعداد التقرير.
- المحتوى الرئيسي للتقرير ، والذي يشمل: العناوين الرئيسية والعناوين الفرعية والشرح والاستنتاجات.
- خاتمة تتضمن نظرة عامة سريعة على النتائج والتوصيات والاقتراحات إن وجدت.
تقرير المتابعة الدوري
تختص بمراقبة ومتابعة نشاط المؤسسة أو متابعة نشاط الموظف أو غيره. إنها تتكون من:
- العنوان الذي يتضمن الموضوع الرئيسي للتقرير.
- الفترة الزمنية التي سيغطيها التقرير.
- تاريخ تحرير التقرير وتقديمه.
- المهام والإنجازات التي تم تحقيقها.
- معوقات وتحديات وإخفاقات إن وجدت.
- الأهداف والنتائج المتوقعة في المستقبل.
تقرير التفتيش
تقرير التفتيش هو الذي يتم إعداده للفحص الدوري أو الفوري لمنشأة أو موظف ، ويتضمن ما يلي:
- ملخص يوضح ظروف إعداد التقرير.
- المحتوى الأساسي لما تم خلال هذا الفحص.
- اشرح نتائج هذا الفحص.
- أشر إلى الاستنتاجات وأرفق أي ملاحق.
تقرير شكوى
أحياناً؛ يجوز للموظف أو المدير كتابة تقرير من أجل تقديم شكوى ضد موظف أو تقديم شكوى بسبب إحدى الاستراتيجيات غير المجدية التي يتم تطبيقها على عملية العمل أو غيرها ، وهي تحتوي دائمًا على:
- عنوان التقرير والغرض منه الأساسي.
- تاريخ إنشاء التقرير.
- اسم مقدم البلاغ واسم الطرف الثاني المراد تقديم شكوى ضده.
- عرض المحتوى الأساسي الذي يتناول كافة المعلومات المتعلقة بطبيعة وموضوع الشكوى.
- خاتمة توضح الهدف الأساسي من تقديم هذا التقرير ، وهو الوصول إلى الصالح العام للعمل.
كلمة قالب تقرير جاهز
يعد استخدام نموذج تقرير جاهز الخيار الأفضل لكثير من الأشخاص الذين لا يتقنون مهارة إعداد نموذج تقرير من البداية وأيضًا لا يجدون الوقت للقيام بذلك ، وبالتالي استخدام نموذج تقرير جاهز وصحيح هنا هو الأفضل ، ويذكر أن العديد من الأشخاص يفضلون أيضًا استخدام ملفات برنامج Microsoft Word معالج النصوص نظرًا لسهولة التحرير والتعديل والإضافة إليه في أي وقت ، ويمكنك الحصول على نموذج تقرير جاهز في Word تنسيق docمن هنا“
إعداد نموذج التقرير pdf
تعد ملفات PDF أيضًا من أهم أنواع الملفات التي يعتمد عليها عدد كبير من الأشخاص ، خاصة عند طلب النماذج الجاهزة. خاصة وأن هذا النوع من ملفات pdf يمكن أن يحافظ على شكل الملف وتنسيقه ونوع الخط المستخدم والشكل العام للملف أيضًا ، وفي هذا الصدد ؛ الاعتماد على نموذج تقرير جاهز بتنسيق PDF هو اختيار بعض الأشخاص ، ويمكن الحصول على أحد هذه القوالب “.من هنا. “
في ختام هذه المقالة ؛ وتجدر الإشارة إلى أن معرفة كيفية كتابة التقرير وإتقان خطوات كتابة التقارير بسهولة ومعرفة أهم خصائصه أمر إلزامي لأي فرد أو موظف مشارك في إنشاء التقارير وأن يكون على دراية بها جيدًا. حتى لو كان ذلك يعتمد على استخدام قوالب التقارير الجاهزة.